Planificación y gestión de proyectos con Microsoft Project
Planificación y gestión de proyectos con Microsoft Project: Una herramienta clave
A pesar de las dificultades, que se puedan encontrar en la planificación, las organizaciones esperan que los proyectos se completen más expeditivamente, con resultados tangibles y achicando la brecha de costos previstos. La única manera, en que pueden cumplirse estos objetivos, es mediante el uso de procesos y técnicas de gestión eficaz.
Consideramos un aporte de valor enumerarles, en forma genérica, una lista de mejores prácticas, que se encuentran orientadas a las principales fases de la gestión de proyectos. Las mismas son aplicables a MS Project, conocida herramienta y de uso frecuente en tareas de planificación.
Buenas prácticas que aplicamos en INCUBA
- Conservar un nivel de granularidad de tareas lógico: La planificación de tareas, que requiere demasiado detalle, conlleva un incremento en el tiempo de ejecución y dificulta el mantenimiento de cualquier proyecto. Por el contrario, un nivel de información poco profundo, con pocas líneas de descripción a nivel tarea, podrá no reflejar detalles necesarios, quizás fundamentales, para obtener los resultados esperados. Por lo cual, es importante destacar que un proyecto, no es una lista de tareas, sino una gestión integral, que como resultante se manifiesta en un proyecto.
- Mantener la regla de “recursos asignados a tareas no sumario”: Los niveles de tarea sumario no deberían tener recursos asignados, ya que generalmente se tratan de frentes, fases, paquetes o, en su defecto, tareas que engloban otras tareas, por lo cual la tendencia debería ser planificar en el siguiente orden:
- Frentes.
- Fases.
- Paquetes.
- Tareas.
- Optimizar los recursos: En ocasiones, durante la fase de planificación, se generan sobreasignaciones de recursos innecesarias, si no se modifica esta práctica, el proyecto sufrirá estimaciones poco creíbles, dado que es factible perder precisión y consecuentemente, la confiabilidad en las fechas, lo cual influye negativamente en los entregables y el cierre del proyecto. En Project, un recurso sobre asignado se muestra resaltado en letras rojas en cualquiera de las vistas de recurso, lo cual facilita observar el error de asignación, para luego corregirlo.
- Dependencias entre tareas no relacionadas: Se deberán evitar las dependencias entre tareas no relacionadas, esto puede generar un escenario de atraso en una tarea, que tiene como sucesora a otra, con la cual no debería estar relacionada, por ende demoras innecesarias en nuestro proyecto. Por ello, es fundamental analizar en detalle la relación entre tareas en la fase de planificación.
- Borrar una tarea iniciada: Una tarea que ha comenzado a desarrollarse, que muestra un avance, posee horas reales de trabajo, con lo cual borrar una tarea con estas características, implicará la eliminación del progreso realizado. Si por algún motivo, una tarea debe ser eliminada, ya sea por el cambió de alcance del proyecto u otro factor, se deberá tener en cuenta, que el hecho de sacar la tarea, también eliminará su línea base original, lo cual implicará que la línea base, no reflejará la realidad, porque las mismas a nivel tareas sumario no se verán afectadas por este cambio. Por esto, es importante que antes de eliminar una tarea, se realice la siguiente acción: insertar un tiempo nulo en los campos de Trabajo y Trabajo restante, para luego reemplazar la línea base de dicha tarea (Seleccionado la tarea y accediendo a Proyecto -> Establecer Línea Base -> Tareas Seleccionadas).
- Modo “Autoprogramar”: Usar las tareas en modo “Autoprogramar” en vez de “Programadas Manualmente”, permite que se cumpla la ecuación lógica Duración = Trabajo / Unidades Asignadas y que las tareas conserven una coherencia en cuanto a estos tres factores.
- Aplicar el concepto de línea base: Antes de poner en marcha el proyecto, es importante que previamente el mismo tenga una línea base validada y aprobada por el stakeholder. Esto garantizará, que luego se pueda medir la performance y los desvíos del proyecto. Un cambio de línea base, debe ser siempre consensuado por el respaldo del líder del proyecto.
- Líneas base múltiples: La herramienta permite el uso de varias líneas base (hasta 11). Guardar más de una línea base resulta muy útil. Supongamos que incorporamos un gran cambio de alcance en nuestro proyecto y deseamos guardar la estimación inicial, hacer esto resulta de utilidad cuando ante la consulta de los Stakeholders, debamos responder sobre estimaciones u otras preguntas, por ejemplo: la diferencia entre lo planificado inicialmente y la situación actual. Asimismo, la vista de Gantt permite la comparación dinámica entre varias líneas base.
- Sobrescribir fechas de línea base: Así como cuando borramos una tarea, que tiene una línea base, no se contemplan los valores reales luego del cambio, cuando sobrescribimos una fecha manualmente, la misma no se verá reflejada en las tareas sumario. Es importante establecer las fechas deseadas en los campos Inicio y Fin para luego reemplazar la línea base de dicha tarea (Seleccionado la tarea y accediendo a Proyecto -> Establecer Línea Base -> Tareas Seleccionadas). Por ello, no se recomienda dicha práctica.
- Establecer fecha de inicio o fin en las tareas: Cuando se establece una fecha de inicio o de fin en una tarea, Project interpreta, que existe una restricción, por lo cual, habrá un condicionamiento, para que la tarea respete la fecha de inicio o fin predeterminada por el usuario. Esto ocasiona que la herramienta inserte restricciones a estas fechas para que se cumplan las condiciones mencionadas, lo cual en muchos casos, podrá no ser lo deseado por el usuario. Insertar una restricción a una tarea, la torna más inflexible, por lo que es recomendable, que sea utilizado solamente en determinados escenarios. Si queremos que la tarea inicie o finalice en determinada fecha, pero que la misma, se mantenga dinámica respecto de otras tareas predecesoras o sucesoras, es importante que usemos la restricción “Empezar cuanto antes”.
Conclusiones y llamado a la acción
Esperamos que puedan encontrar utilidad en la lista de mejores prácticas enumerada anteriormente. Es de importancia mencionar que las mismas son meramente de carácter genérico y que, dada una situación particular de algún proyecto, puede que no sean aplicables en su integridad.
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Nombre del creador: Rodrigo Ryan
