{"id":229,"date":"2016-05-27T11:16:09","date_gmt":"2016-05-27T14:16:09","guid":{"rendered":"http:\/\/incubaconsultores.com.ar\/blog\/migracion-de-los-servicios-de-google-apps-a-microsoft-office-365-metodologia-y-reflexiones\/"},"modified":"2026-01-26T13:28:11","modified_gmt":"2026-01-26T16:28:11","slug":"migracion-de-los-servicios-de-google-apps-a-microsoft-office-365-metodologia-y-reflexiones","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/incubaconsultores.com.ar\/main\/migracion-de-los-servicios-de-google-apps-a-microsoft-office-365-metodologia-y-reflexiones\/","title":{"rendered":"Migraci\u00f3n de los servicios de Google Apps a Microsoft Office 365: Metodolog\u00eda y reflexiones"},"content":{"rendered":"\n

Una introducci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n

\"\"Dos a\u00f1os y medio despu\u00e9s de haber escogido a Google como proveedor de nuestra suite de herramientas de colaboraci\u00f3n y comunicaci\u00f3n, tomamos la decisi\u00f3n de migrar hacia la oferta de Microsoft, denominada Office 365 y de caracter\u00edsticas, en las generalidades, similares entre s\u00ed. Aunque saliendo de estas condiciones generales es en donde encontramos las diferencias que valieron la toma de la decisi\u00f3n y el hecho de asumir lo que se conoce como “costo del cambio”, eso de lo que en Incuba mucho hablamos y mucho m\u00e1s ayudamos a nuestros clientes a percibir; esta vez nos toc\u00f3 hacer frente al refr\u00e1n del herrero y su cuchillo de palo.<\/p>\n\n\n\n

El prop\u00f3sito de este art\u00edculo est\u00e1 lejos de sentenciar a partir de comparativas tecnol\u00f3gicas o de discusiones basadas en falsas objetividades. Pong\u00e1moslo as\u00ed: en estas cuestiones de colaboraci\u00f3n y de comunicaci\u00f3n, es muy probable que no haya una forma estricta y pura para decidir una u otra suite de herramientas como la correcta, sino que es menester someter la decisi\u00f3n a un conjunto de cuestiones m\u00e1s relacionadas con nuestro negocio, la forma en la que lo desarrollamos y el contexto en el que se mueve -y en el que queremos moverlo- el giro o industria del mismo.<\/p>\n\n\n\n

Dicho esto, la intenci\u00f3n de compartir esta lectura es presentar una matriz comparativa, apoy\u00e1ndonos en estos tres pilares estrat\u00e9gicos mencionados anteriormente; tenemos el foco puesto en entender cu\u00e1l ser\u00e1 la mejor herramienta para ayudarnos a desarrollar nuestro negocio, que en definitiva de eso se trat\u00f3 cuando decidimos la herramienta la primera vez y tambi\u00e9n -inclusive con mayor y mejor foco- en esta segunda oportunidad.<\/p>\n\n\n\n

Cambia la estrategia: una oficina cada vez m\u00e1s virtual<\/h3>\n\n\n\n

Nuestras necesidades de soporte ofim\u00e1tico son precisas, marcadas, tangibles: necesitamos disponer de un ambiente colaborativo a trav\u00e9s del cual estar comunicados<\/em>, evadiendo las barreras naturales de nuestra industria y de la pr\u00e1ctica de nuestros servicios; tres cuartas partes de nuestra vida profesional transcurre en instalaciones de clientes, dejando un peque\u00f1o margen para que interactuemos f\u00edsicamente en forma global.<\/p>\n\n\n\n

\"\"Esta din\u00e1mica de trabajo, traducida como requerimientos tecnol\u00f3gicos demanda:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Correo electr\u00f3nico accesible en todo lugar, a todo momento;<\/em><\/li>\n\n\n\n
  2. Conferencia de voz y de video, que soporte m\u00faltiples actores y permita compartir contenidos;<\/em><\/li>\n\n\n\n
  3. Bibliotecas de documentos colaborativas, que soporten versionado y confecci\u00f3n en simult\u00e1neo;<\/em><\/li>\n\n\n\n
  4. Herramientas de ofim\u00e1tica en l\u00ednea, para ofrecer la posibilidad de realizar modificaciones menores en documentos;<\/em><\/li>\n\n\n\n
  5. Soporte para la comunicaci\u00f3n m\u00f3vil, especialmente la telefon\u00eda celular<\/em><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    La primera soluci\u00f3n escogida: Google Apps for Business<\/h3>\n\n\n\n

    Considerando que es necesario para establecer un contexto, es conveniente explicar por qu\u00e9 la primera decisi\u00f3n fue dar comienzo a nuestra firma de servicios profesionales utilizando el kit de Google.<\/p>\n\n\n\n

    Cuando en 2012 INCUBA tom\u00f3 la decisi\u00f3n de adoptar un modelo de oficina orientado a la nube, dise\u00f1amos y pusimos en marcha un proyecto interno enfocado a la evaluaci\u00f3n y selecci\u00f3n de proveedores de este tipo de herramientas. As\u00ed, fueron “invitados” a esta compulsa tres actores: Zoho Office<\/a>, Google Apps for Business<\/a> y Microsoft Office 365<\/a>; cabe destacar que para los tres casos preferimos recorrer el camino sin la mediaci\u00f3n de socios tecnol\u00f3gicos, canales o distribuidores, de manera de enfrentar a los productos en forma intr\u00ednseca, sin segundas opiniones ni sesgos comerciales.<\/p>\n\n\n\n

    Para hacer frente a la b\u00fasqueda de la suite m\u00e1s adecuada, consideramos distintos criterios de evaluaci\u00f3n entre estrat\u00e9gicos, econ\u00f3micos y t\u00e9cnicos, que dieron forma a una matriz de resultados sobre la que apoyamos nuestra elecci\u00f3n. Los aspectos m\u00e1s destacables en cada uno de estos tres factores fueron:<\/p>\n\n\n\n

    Factor<\/em><\/td>Criterio destacado<\/em><\/td>Descripci\u00f3n<\/em><\/td>Peso en la evaluaci\u00f3n<\/em><\/td><\/tr>
    Estrat\u00e9gico<\/em><\/td>Despliegue evolutivo del producto<\/td>Estrategia del fabricante para desplegar cambios y mejoras en el producto<\/td>Medio<\/td><\/tr>
    T\u00e9cnico<\/em><\/td>Madurez del producto<\/td>Desarrollo alcanzado del producto tal que satisfaga las necesidades b\u00e1sicas de soporte tecnol\u00f3gico<\/td>Alto<\/td><\/tr>
    Econ\u00f3mico<\/em><\/td>Costo del cambio<\/td>Costo de trasladar el modelo de operaci\u00f3n hacia el propuesto por el producto evaluado<\/td>Bajo<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

    Si bien la elecci\u00f3n fue re\u00f1ida porque cada uno de los productos destacaba en un factor distinto, los resultados de la evaluaci\u00f3n fueron concisos: Google Apps for Business era la suite con mayor madurez t\u00e9cnica<\/em><\/strong> en el producto, lo que inclin\u00f3 la decisi\u00f3n hacia este conjunto de herramientas. Zoho Office y Microsoft Office 365 ten\u00edan solamente buenas intenciones en este aspecto, con promesas de convertirse en herramientas de colaboraci\u00f3n de primer nivel a futuro, aunque dejando cuestiones de producto sin atender como por ejemplo la interoperabilidad con sistemas y herramientas ofim\u00e1ticas de escritorio, principalmente la suite Office para desktop.<\/p>\n\n\n\n

    \u00bfEvolucionan las herramientas junto con las necesidades?<\/h3>\n\n\n\n

    El conjunto de Google Apps for Business aport\u00f3 los componentes necesarios para la estrategia de movilidad y oficina virtual trazada por INCUBA, aunque su modelo de despliegue y evoluci\u00f3n como suite para empresas fue presentando complejidades<\/strong>, especialmente en cuanto a la celeridad de los cambios y modificaciones a lo existente, inclusive para aquellas herramientas que funcionaban bien<\/em>.<\/p>\n\n\n\n

    Casos espec\u00edficos de cambios de la noche a la ma\u00f1ana en herramientas como Google Talk, Google Hangouts o Google Calendar \u2013herramientas clave en la \"\"operatoria diaria de INCUBA- fueron decantando en una revisi\u00f3n del paquete de colaboraci\u00f3n en general.<\/p>\n\n\n\n

    En tiempos de cambio, el contexto tambi\u00e9n hace su parte: Satya Nadella asume como CEO de Microsoft con un rumbo estrat\u00e9gico claro: Cloud first, mobile first<\/em><\/a>. Este cambio de paradigma en el modelo preconcebido del negocio de Microsoft hizo que su oferta enfocara mejor a los casos de negocio como INCUBA, ofreciendo diversidad de planes y paquetes de colaboraci\u00f3n, en un precio competitivo, apoyado en el branding de la compa\u00f1\u00eda. Nos atrevimos a revisar nuestra decisi\u00f3n, como le sugerimos a nuestros clientes, midiendo resultados obtenidos y evaluando indicadores de trayectoria si hubi\u00e9ramos optado por seguir con el caso base.<\/p>\n\n\n\n

    El resultado final que alcanzamos: continuar con la suite de Google Apps nos hubiera aportado novedosas herramientas, aunque hubiera continuado sin cubrir la necesidad b\u00e1sica de estabilidad<\/em><\/strong>. Fue el detonante para adoptar la decisi\u00f3n de migrar hacia la suite Microsoft Office 365.<\/p>\n\n\n\n

    La migraci\u00f3n a Microsoft Office 365: C\u00f3mo gestionamos el cambio<\/h3>\n\n\n\n

    Aprovechando nuestro conocimiento de la metodolog\u00eda de gesti\u00f3n del cambio, comenzamos por el principio: recogiendo informaci\u00f3n que nos permitiera analizar el<\/em><\/strong> impacto de los cambios<\/em><\/strong>. Y comunicando, comunicando, comunicando<\/em><\/strong>; la adopci\u00f3n de los cambios en las organizaciones depende en mayor medida de un correcto manejo de la comunicaci\u00f3n, generando un \u00fanico espacio v\u00e1lido para la transferencia de informaci\u00f3n y, por ende, evitando malos entendidos y la actividad no deseada desde canales informales no autorizados.<\/p>\n\n\n\n

    Sin preconceptos aunque con presuposiciones, esper\u00e1bamos un listado de impactos mayor<\/em> al que obtuvimos. El primer y principal punto para trabajar estuvo enfocado en la necesidad de mantener la operatoria b\u00e1sica cubierta<\/em><\/strong>, siguiendo los lineamientos establecidos y que mencionamos anteriormente como los cinco puntos fundamentales. Para todos los dem\u00e1s impactos identificados nos encontramos con un componente para resolver a partir del factor humano, por lo que apoyados en la metodolog\u00eda de gesti\u00f3n del cambio supimos encontrar acciones de mitigaci\u00f3n a partir de reforzar la comunicaci\u00f3n<\/strong> y de mantener activo un frente de capacitaci\u00f3n<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

    Para la comunicaci\u00f3n<\/em>, el primer paso es dise\u00f1ar una estrategia para el mensaje a transmitir. En nuestro caso, lo alineamos con nuestra visi\u00f3n de crecimiento: en nuestro equipo la percepci\u00f3n para con la adopci\u00f3n de Google fue identificada con la empresa de garage; aprovechamos esta noci\u00f3n en el inconsciente colectivo de nuestro equipo para volverlo un aspecto positivo de migrar al producto Microsoft: evolucionamos como empresa, debemos evolucionar nuestras herramientas<\/em><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

    En cuanto a la capacitaci\u00f3n<\/em>, nos volcamos a las inducciones en l\u00ednea <\/em><\/strong>a trav\u00e9s de la herramienta de videoconferencia Microsoft Lync. Obtuvimos reales ventajas por sobre la anterior Google Hangouts, al tener la oportunidad de lanzar una grabaci\u00f3n de video y luego dejar disponible el material como fuente de consulta, as\u00ed como tambi\u00e9n para futuras oportunidades de formaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

    Conclusiones desde la operaci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n

    A partir de haber experimentado el cambio, luego de seis meses de llevar adelante nuestras capacidades de colaboraci\u00f3n a trav\u00e9s de Office 365, es tiempo de elaborar conclusiones y, sobre todo, de compartirlas.<\/p>\n\n\n\n

    Funcionalidad<\/strong><\/td>Conclusi\u00f3n<\/strong><\/td>Opini\u00f3n<\/strong><\/td><\/tr>
    Correo electr\u00f3nico<\/strong><\/td>Tanto Gmail como Outlook cubren nuestras necesidades y entregan una plataforma de correo s\u00f3lida, con una interfaz l\u00f3gica y que permite manejar las opciones m\u00e1s frecuentes desde su barra de herramientas.<\/td>Sin cambios<\/td><\/tr>
    Calendarios<\/strong><\/td>Nuestro uso del calendario es muy frecuente, una herramienta de las claves. Tanto la suite de Google como la de Microsoft tienen sistemas de calendario que funcionan perfectamente.<\/td>Sin cambios<\/td><\/tr>
    Almacenamiento en la nube<\/strong><\/td>Google Drive tiene una estructura para el almacenamiento que es inc\u00f3moda para el trabajo. Demasiado orientada a la colaboraci\u00f3n en l\u00ednea, deja de lado la necesidad de mantener una jerarqu\u00eda de carpetas similar para todos los usuarios. En el caso de Office 365 notamos una gran mejora a partir de su estructura de almacenamiento orientada a bibliotecas.<\/td>Office 365<\/td><\/tr>
    Sitios e intranets<\/strong><\/td>Google Sites no cuenta con un soporte adecuado para un equipo que necesita colaborar en l\u00ednea a nuestra manera: no encontramos en las funcionalidades de Sites oportunidades para crear una intranet real, por ejemplo incrustar un Blog de equipo o una jerarqu\u00eda de carpetas de Drive. Optamos por no utilizarla, notando la falta de este tipo de herramienta. Office 365 ofrece Sharepoint Online, que al ser combinado con bibliotecas de archivos permite la generaci\u00f3n de intranets de proyectos, sitios internos, entre otros. La funcionalidad que hizo a la diferencia.<\/td>Office 365<\/td><\/tr>
    Mensajer\u00eda<\/strong><\/td>Google Apps tiene en Google Hangouts una apuesta de desarrollo hacia la vanguardia. Nos encontramos con una gran ventaja cuando esta herramienta fue desplegada, aunque luego fuimos notando varias fallas en cuanto a lo t\u00e9cnico \u2013audio desfasado, conversaciones “colgadas”, dificultades para sumar miembros- y optamos por no seguir us\u00e1ndola, volviendo al Skype. Actualmente usamos Lync, al que han sumado integraci\u00f3n con Skype y que adem\u00e1s tiene un soporte adecuado para conferencias en l\u00ednea.<\/td>Office 365<\/td><\/tr>
    Blogging<\/strong><\/td>Blogger es una de las plataformas m\u00e1s destacadas a nivel mundial para este fin, adem\u00e1s de ser la plataforma que provee Google Apps. El Blog de SharePoint cubre las necesidades perfectamente, aunque Blogger posee mejor integraci\u00f3n con otros canales.<\/td>Google Apps<\/td><\/tr>
    Herramientas ofim\u00e1ticas<\/strong><\/td>La suite de Google Documents no cubri\u00f3 nuestras necesidades, fundamentalmente porque el mundo de las herramientas ofim\u00e1ticas es dominado por Microsoft y, por lo tanto lo son los formatos requeridos para interactuar con el mundo exterior. Adicionalmente, es notoria la diferencia de versatilidad entre las herramientas en l\u00ednea de Google con Office Online. En esto encontramos una gran ventaja en el paquete Office 365.<\/td>Office 365<\/td><\/tr>
    Panel de administraci\u00f3n<\/strong><\/td>El panel de Google Apps cubri\u00f3 perfectamente nuestras necesidades de administraci\u00f3n, cuando menos sencillas: altas de personas, creaci\u00f3n de grupos y de casillas de correo comunitarias, manejo de licenciamiento por producto disponible a nivel de usuario. Comparando las mismas funciones, el panel de administraci\u00f3n de Office 365 cuenta con las mismas funcionalidades.<\/td>Sin cambios<\/td><\/tr>
    Integraci\u00f3n<\/strong><\/td>El modelo de negocios de Google est\u00e1 orientado a la integraci\u00f3n: la tienda de aplicaciones compatibles con Google Apps es un repositorio de todo tipo de herramientas para complementar el paquete est\u00e1ndar, la mayor\u00eda de ellas ofrecida por compa\u00f1\u00edas terceras. Probamos y adoptamos varias, encontrando siempre un comportamiento correcto de la suite de Google Apps con las herramientas integradas. No fue as\u00ed el caso de Office 365, en el que el modelo de vendors y consultor\u00eda parece continuar vigente.<\/td>Google Apps<\/td><\/tr>
    Movilidad<\/strong><\/td>En este punto se aprecia una relaci\u00f3n directa con el modelo de sistema operativo adoptado: Quienes utilicen plataformas Android encontrar\u00e1n mejor adaptaci\u00f3n de la suite de Google y lo mismo suceder\u00e1 para los usuarios de Windows Phone en cuanto a Office 365. En nuestro modelo primamos el BYOD<\/a> y por lo tanto en el Equipo INCUBA conviven distintos tipos de tel\u00e9fonos, as\u00ed como de usuarios. Tanto en una plataforma como en la otra, ambas suites permiten una integraci\u00f3n casi completa, a excepci\u00f3n de la mensajer\u00eda, que cuenta con clientes solamente para la plataforma m\u00f3vil an\u00e1loga a la suite, es decir Hangouts para Android, Lync para Windows Phone.<\/td>Sin cambios<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

    Una reflexi\u00f3n final<\/h3>\n\n\n\n

    Desde nuestra primera decisi\u00f3n de ir hacia la nube hasta hoy, descubrimos que m\u00e1s all\u00e1 de la herramienta seleccionada, la piedra fundamental es interpretar a la estrategia de la compa\u00f1\u00eda <\/em>y, desde ella, la estrategia de colaboraci\u00f3n y gesti\u00f3n del conocimiento; una lectura imparcial desde el punto de vista de las disponibilidades tecnol\u00f3gicas es necesaria para no anteponer las decisiones entre una u otra soluci\u00f3n al punto principal: darle un soporte correcto a la operatoria diaria, con un nivel de servicio y de calidad adecuado y sin perder de vista las necesidades del negocio.<\/p>\n\n\n\n

    \u00a1Gracias por sus comentarios!<\/h3>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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